L’utilisation des plateformes collaboratives est de plus en plus répandue dans les entreprises. Ces plateformes qui permettent de centraliser les informations, applications et outils liés à la conduite et à l’exécution des projets offrent en effet d’innombrables avantages. Quels sont donc les avantages d’utiliser une plateforme collaborative ? On vous apporte la réponse.
La plateforme collaborative permet de sécuriser vos flux de données
Le premier avantage d’utiliser une plateforme collaborative est qu’elle contribue à sécuriser de manière efficace les flux d’informations. En effet, les informations qui passent au sein de ces outils sont cloisonnées sur une seule et unique plateforme. D’ailleurs, en sollicitant une agence web SEO, vous êtes certain d’avoir une plateforme qui propose de solides mesures de sécurité comme le chiffrement des données.
De ce fait, l’accès aux données confidentielles de votre entreprise est uniquement restreint aux collaborateurs autorisés. En d’autres termes, vous êtes maître des informations stockées sur l’outil collaboratif, ce qui réduit le risque des fuites. De plus, le fait d’utiliser cet espace de travail numérique vous permet de dématérialiser vos process ou de sauvegarder vos documents dans un Cloud sécurisé.
La plateforme collaborative facilite les communications
L’autre avantage d’une plateforme collaborative est que cet outil efface les barrières de communication. En effet, ce type d’outil inclut souvent un système de messagerie instantanée. Ainsi, avant de retrouver la trace d’une conversation, vos employés n’auront plus besoin de se rendre chaque fois dans leur messagerie mail déjà trop encombrée. En quelques clics, ces derniers ont accès aux fichiers partagés sur l’espace collaboratif. Cela permet de limiter les échanges lourds. Par ailleurs, vous pouvez partager toutes sortes de fichiers, dont vos rapports Google analytics, indépendamment de leur format et de leur taille.
De plus, grâce à un outil collaboratif, la répartition des tâches est très claire. Cela permet de réduire les confusions de rôles entre les différents acteurs. En effet, vos collaborateurs n’ont accès qu’aux informations qui leur sont utiles et nécessaires, et ceci, en temps réel. L’outil indique même à toute l’équipe les éventuelles modifications qui pourraient survenir : révision des acteurs ou du budget, changement du planning, etc. Cela permet surtout aux managers de dynamiser leur équipe et de fluidifier les communications.
La plateforme collaborative améliore la relation client
Le fait d’utiliser un outil collaboratif booste également votre marketing digital dans le sens où cela vous permet de fidéliser vos clients. En effet, lorsque les données sont stockées sur des outils variés, il devient plus fastidieux d’accéder aux données clients. En revanche, en centralisant sur une plateforme unique l’accès aux données clients, il est plus facile de procéder à leur mise à jour. Ainsi, vous vous assurez de disposer des informations fiables. Cela vous permettra d’améliorer vos services et produits pour gagner en satisfaction client.
Cela contribue par ailleurs à renforcer le savoir faire de vos équipes. Votre équipe commerciale, en accédant à certaines informations clients, sera en mesure d’adapter son discours en fonction des typologies de prospects. Par ailleurs, l’échange des données à travers un outil collaboratif permet d’impliquer aussi les clients. Lorsque votre firme ouvre aux clients certaines données, ces derniers ont une idée de leurs différentes demandes et de la façon dont elles sont exécutées par vos équipes. De ce fait, leur satisfaction ne peut être que plus grande, ce qui renforce la notoriété de votre site vitrine.
L’outil collaboratif permet de gagner du temps et booste la productivité de l’entreprise
Véritable solution dans la centralisation des informations et dans la facilitation des échanges, la plateforme collaborative permet également aux entreprises de gagner du temps. Cela se traduit notamment par la limitation des heures de travail. Le fait que chaque intervenant dans le projet peut accéder directement aux documents dont elle a besoin pour réaliser ses tâches permet un gain de temps considérable. Mieux, la gestion et le suivi du projet sont largement simplifiés.
De plus, en s’appuyant sur cet outil, les managers gèrent bien leur temps et maîtrisent mieux leur planning. À travers une interface intuitive et personnalisée, ces derniers peuvent organiser par exemple des réunions à distance. Plus besoin d’intensifier l’organisation des réunions d’avancement avant de faire évoluer les différentes tâches. Par ailleurs, grâce à leur tableau de bord, vos salariés ont une vision globale des différents projets et de leurs responsabilités. Ces derniers peuvent travailler à tout moment et depuis n’importe où, ce qui permet d’améliorer la productivité de l’entreprise.
En définitive, le fait d’utiliser un outil collaboratif vous permet de rendre plus autonome vos collaborateurs, de centraliser et de sécuriser vos informations. Enfin, cet outil flexible vous permet également de fidéliser vos clients.
