Après avoir créé une association ou en ayant déjà une, vous essayez de trouver un logiciel de comptabilité destiné aux associations ?Cet article va vous permettre de connaître quelques points importants concernant l’utilisation d’un logiciel adéquat et comment le trouver. Mais avant cela, il serait utile de faire un rappel sur les régimes de comptabilité qui peuvent exister dans une association.
Quels sont les régimes de comptabilité d’une association ?
Il existe deux régimes :
- La comptabilité de trésorerie ou comptabilité simplifiée
C’est la plus simple méthode qui consiste à enregistrer les encaissements et les décaissements. L’enregistrement doit respecter l’ordre chronologique.
Elle est aussi appelée comptabilité de trésorerie parce que les recettes et les dépenses ne sont relevées que lorsqu’elles sont payées.
- La comptabilité d’engagement ou comptabilité en partie double
Cette méthode est plus difficile. Cependant, elle peut être obligatoire ou nécessaire dans quelques cas.Il s’agit d’une comptabilité telle que vous pouvez voir dans les sociétés, avec le principe de débit/crédit, plan comptable, etc. C’est là qu’un logiciel comptabilité association est nécessaire.
Elle est appelée comptabilité d’engagement parce que les opérations sont constatées dès que vous en prenez connaissance même si elles ne sont pas encore payées.
Quelles sont les utilités d’un logiciel comptable?
Lorsque l’association a une activité importante, l’utilisation d’un logiciel est nécessaire. Ce dernier permet d’enregistrer les opérations dans les journaux. Le grand livre est renseigné directement, ainsi que la balance. Après, le bilan et le compte de résultat seront directement alimentés à partir de la balance.
L’utilisation d’un logiciel est obligatoire dans le cas où l’association réalise des activités au travers de plusieurs établissements (dans le secteur médico-social, pour établir des comptes par établissement, ou pour les autorités de tarification). Il faudrait néanmoins que l’association utilise un logiciel comptable adapté pour satisfaire cette règlementation.
L’utilisation d’un logiciel comptable permet de vous assurer de la fiabilité de vos enregistrements. Il détecte directement une anomalie lorsque l’enregistrement en partie double n’est pas équilibré.
Pour le cas des petites associations, il est possible d’utiliser un logiciel comptable même si les opérations sont peu nombreuses. Le logiciel présente souvent l’intérêt de mettre en place des masques de saisie simplifiée, permettant à un apprenti d’enregistrer les opérations de l’association comme s’il s’agissait d’un tableur.
Le logiciel comptable présent sur le marché comporte d’autres mécanismes pouvant être utiles à l’association, en l’occurrence la gestion des adhérents (nom, adresse, date d’adhésion, paiement de la cotisation, …) ou la gestion des activités.
Comment choisir le bon logiciel comptable ?
Dans le cas où votre association a une activité importante, il est important d’avoir un logiciel qui puisse s’allier avec des logiciels de suivi d’activité plus développés, ou un logiciel de paie pour éviter de saisir des écritures liées à la facturation ou à la paie.
Il est bon de savoir que la comptabilité en association n’est pas différente de la comptabilité des sociétés mais il existe quand même un plan comptable des associations et certaines déclarations spécifiques à établir.
Tous les logiciels comptables fiables et adéquats peuvent vous convenir : Sage comptabilité, Ciel comptabilité, EBP comptabilité, ou Cegid comptabilité. Il vous faudrait juste bien délimiter vos besoins selon les spécificités de votre association.
Il existe aussi des logiciels de gestion au sens plus large du terme, et qui adaptés tout particulièrement aux associations:Ciel association, EBP Mon association, Gestasso.
