Quelles sont les bonnes raisons de déléguer la gestion des appels ?

La gestion d’un grand flux d’appels au quotidien peut s’avérer être une tâche fastidieuse au sein d’une entreprise. Il est souvent compliqué de préserver à la fois la qualité des réponses, la rapidité du décrochage du téléphone et aussi le bien-être des salariés. Or, une société, quel que soit son secteur d’activité, doit être joignable à tout moment afin de ne pas rater d’éventuelles opportunités. D’autant plus que la relation client doit être à la fois préservée et soignée.

Une gestion efficace de l’accueil téléphonique

Le fait de confier le traitement des appels entrants à une agence spécialisée procure bien des avantages aux entreprises, quel que soit son secteur d’activité. Les appels seront pris en charge par des professionnels du métier. Ils disposent des compétences nécessaires pour soigner et traiter rapidement chaque appel des prospects et des clients, sans oublier ses fournisseurs ou ses partenaires. Cette solution permet notamment d’éviter d’être débordé durant les périodes de pics d’activité.

En plus de cela, les téléconseillers seront disponibles à tout moment. Selon les besoins du commanditaire, ils pourront être opérationnels 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. L’équipe en interne ne perdra plus de temps pour filtrer certains appels. Les agents chargés de la mission sauront gérer les tâches pour le commanditaire. Sachant qu’il s’agit de leur cœur de métier, les téléconseillers maîtrisent parfaitement les règles de la communication téléphonique et les consignes préétablies.

Généralement, les prestataires disposent d’équipements et de logiciels performants pour réaliser leurs missions. Ce qui leur permet d’offrir des prestations optimisées et de qualité. Autant se fier à l’externalisation de la permanence téléphonique pour bénéficier d’un accueil à la fois personnalisé et efficace.

Maîtriser les dépenses et les coûts des prestations

Une structure externe chargée de la gestion des appels téléphoniques des entreprises est souvent bien organisée. Elle dispose de ressources humaines et matérielles adaptées à ses services. L’intérêt pour cette solution d’externalisation est aussi occasionné par les dépenses réduites et les coûts abordables des prestations.

En règle générale, la plupart de ces agences proposent des offres sous forme de forfaits. Ces derniers peuvent correspondre au nombre d’appels passés et reçus au sein de la plate-forme. Ils sont proposés à ses commanditaires avant même le début de la collaboration dans un devis. Cet aspect permet aux entreprises clientes d’avoir un aperçu des dépenses avant même de signer un contrat. Elles pourront analyser les détails en fonction de leur situation financière et de leurs besoins.

Souvent, le coût de l’externalisation de la permanence téléphonique peut être maîtrisé selon quelques éléments clés :

• Évaluer le nombre d’appels reçus au quotidien
• Choisir la permanence par journée ou par demi-journée
• Traiter les messages rapidement pour éviter de rappeler

Pour résumer, un service externalisé épargne les commanditaires de l’achat d’équipement en interne et du recrutement d’un personnel supplémentaire. Ainsi, les dépenses seront bien réduites. D’ailleurs, les entreprises qui optent pour cette solution d’externalisation pourront même faire des économies afin de les investir à d’autres activités plus rentables.

Pour se concentrer librement sur son cœur de métier

D’une manière générale, il est compliqué pour le dirigeant et ses collaborateurs de répondre au téléphone tout en se focalisant sur leur cœur de métier respectif. Il n’est pas non plus pratique de trouver à chaque fois un endroit pour s’isoler pour prendre un appel, consulter son agenda ou son planning. Ou encore de donner des détails sur un devis lors d’un rendez-vous ou d’une réunion.

La permanence téléphonique intervient donc pour épauler le dirigeant et ses collaborateurs dans l’organisation de leur métier en leur évitant de répondre aux appels. Grâce à leur réactivité et leur efficacité, les téléconseillers libèrent du temps. En parallèle, les informations sont transmises à tous les collaborateurs en temps réel. En plus de la gestion des appels, ils peuvent aussi assurer la gestion de l’agenda des responsables et collaborateurs de l’entreprise.