Une entreprise a toujours besoin de texte à traiter, que ce soit sur papier ou avec un logiciel. Toutefois, cette tâche, bien qu’indispensable, se présente souvent comme fastidieuse et chronophage. Ce qui ne permet généralement pas aux collaborateurs de se concentrer sur des missions plus essentielles pour la productivité de l’entreprise. La meilleure solution qui s’offre alors est l’externalisation de la saisie des données.
La saisie de données et les différentes tâches qu’elle englobe
La saisie de données, parfois appelée saisie informatique, est le fait d’intégrer des informations d’une source X vers une source Y. Cela peut se faire manuellement ou bien automatiquement. Ainsi, l’objectif de la saisie de données est de pouvoir synthétiser des renseignements qui pourront ultérieurement être utilisés et mis à profit par une autre personne. L’opérateur de saisie peut alors s’occuper de différents travaux de saisie. En voici quelques exemples :
- saisie de formulaires,
- saisie de questionnaires,
- saisie d’enquêtes,
- saisie de coupons de réponses,
- numérisation de documents,
- saisie de documents et d’informations numériques à sauvegarder,
- traitement de candidatures,
- saisie de base de données pour mailing,
- organisation de rétroplanning,
- mise en forme de documents avant édition,
- contrôle de conformité de documents,
- retranscription des propos d’un discours, d’une interview,
Pour quelles raisons choisir de confier la saisie informatique à un prestataire externe spécialisé ?
Comment indiqué plus haut, la saisie de données en interne n’est généralement pas la meilleure solution pour une entreprise qui veut gagner en productivité. Il vaut mieux la confier à un prestataire spécialisé. En conséquence, cela donne par exemple l’occasion aux collaborateurs de prospecter de nouveaux clients, de mieux se concentrer sur leurs objectifs, ou encore de mieux se consacrer au développement du chiffre d’affaires de la société. Par ailleurs, cela évite d’avoir à créer un emploi dédié en interne, qui peut s’avérer plus coûteux par rapport à la sous-traitance. Dans cette même idée de réductions des coûts financiers, notez que l’externalisation offre plus de souplesse puisque l’entreprise ne fait appel au prestataire que ponctuellement.
De plus, puisque la saisie de données est confiée à un spécialiste (notamment une agence), cela offre l’opportunité à l’entreprise de profiter d’un service de qualité effectué en un minimum de temps. En effet, l’agence spécialisée dans la saisie informatique possède les ressources nécessaires pour accomplir ses missions. Il peut notamment s’agir d’outils informatiques, mais aussi de ressources humaines. Les opérateurs et opératrices de saisie sont d’abord formés et qualifiés afin qu’ils puissent réaliser les tâches qui leur seront confiées.
Enfin, la société de saisie de donnée met en place un contrôle qualité efficace pour que les informations traitées puissent satisfaire à ses clients. La rigueur est de mise dans le contrôle du travail effectuer par les opérateurs. De plus, du début jusqu’à la fin de la mission, un membre de l’équipe du prestataire sera en relation avec l’entreprise donneuse d’ordre afin que les procédures mises en place par cette dernière soient respectées. Mais aussi pour s’assurer de la conformité et de la qualité des données traitées.
