Le coffre-fort numérique aujourd’hui est de plus en plus choisi par les entreprises. Il offre un certain nombre de fonctions importantes, indispensables et sécurisées aux entreprises. Parmi ces dernières, il y a la dématérialisation des bulletins de salaire. Si vous y avez pensé pour le bien-être de votre entreprise, il est temps pour vous de faire le pas. Veuillez noter que le choix du coffre-fort numérique offre de nombreux avantages. Vous en apprendrez plus sur le coffre-fort numérique ainsi que sur ses atouts dans la suite de l’article.
Quelques-uns des avantages poussant à opter pour un coffre-fort numérique
Choisir un coffre-fort numérique offre de nombreux atouts en plus d’être un système sécurisé. En effet, il est bien plus bénéfique que contraignant pour une entreprise de choisir le coffre-fort numérique au vu de l’avantage qu’il représente également pour les collaborateurs. Découvrez ici les privilèges dont vous jouissez en choisissant le coffre-fort numérique.
Un moyen pour répondre aux obligations légales
Il faut respecter certaines normes et règles établies pour être en totale conformité avec la loi. Choisir le coffre-fort numérique vous permet d’y être conforme et en toute sécurité. Sachez que le coffre-fort numérique permet à l’entreprise de mettre à la disposition de ses collaborateurs les bulletins de salaire.
La différence est que cela est fait sous une forme électronique. Retenez que le coffre-fort jouit d’une disponibilité à vie une fois qu’il a été établi. En ce qui concerne les bulletins de paie, il garantit leur conservation pendant une période de 50 ans.
À propos de la confidentialité et de la sécurité qu’offre le système
Il faut noter que les bulletins de salaire sont préservés dans un espace sécurisé. L’espace est toujours disponible et accessible uniquement aux collaborateurs. Pour y accéder, le collaborateur aura de soin de l’aide d’un mot de passe qui lui est destiné et qu’il sera le seul à connaître.
Qu’en est-il de l’optimisation de la gestion RH ?
Avec la fonction de ce système, il n’y a plus besoin de faire le tour des divers services au sein de l’entreprise en fin de mois pour la distribution des bulletins de salaire aux différents salariés. Avec juste quelques clics, vous pourrez rapidement résoudre la situation sans perdre de temps.
En effet, en tout juste trois clics plus précisément il sera mis à la disposition des collaborateurs dans leur coffre-fort numérique les bulletins de salaire. Généralement, il est possible qu’à la longue que le collaborateur ait besoin du bulletin de salaire d’une date antérieure qui pourrait devenir introuvable.
Ce problème pourrait être évité en optant pour un coffre-fort numérique. Le collaborateur n’aura donc plus besoin de faire des demandes de duplicata à l’avenir puisqu’il aura l’opportunité à tout moment s’il le désire d’avoir accès à ses bulletins.
Un atout favorable pour l’image de l’entreprise
Un coffre-fort numérique représente un avantage pour l’image de l’entreprise. Il permet de :
- Donner de la valeur à l’image de marque de l’entreprise cible. Cela est fait en rendant aisé l’accès aux données à tous les collaborateurs ;
- Renforcer l’image contemporaine de l’entreprise qui évolue avec les temps en mettant à la disposition des collaborateurs un coffre-fort numérique ;
- Mettre à la disposition des collaborateurs une zone de stockage sans frais qui pourra être conservée même en cas de changement d’entreprise.
Toutefois, ce n’est pas ces seuls avantages. En effet, il sera également possible au collaborateur d’archiver des documents professionnels et personnels dans le coffre-fort numérique s’il le souhaite. Il pourra aussi y centraliser toutes ses factures d’électricité, de téléphone, etc. Il deviendra possible au collaborateur de consulter tous ces documents sur une même interface sans avoir besoin de les retirer.
Quelle est la définition d’un coffre-fort numérique ?
De manière générale, le coffre-fort numérique peut aussi être appelé coffre-fort électronique ou même E-coffre-fort. Il s’agit d’une zone sécurisée de stockage en ligne. Cet espace permet aux entreprises d’archiver en toute simplicité et en toute sécurité des données numériques de très grande importance.
C’est donc en clair une solution qui empêche toute intrusion extérieure dans la zone de stockage d’une entreprise. Ainsi, les documents frappés de la mention confidentielle peuvent y être sauvegardés sans aucune crainte. En ce qui concerne les documents pouvant y être stockés, il y a : les documents administratifs, les données bancaires, les contrats, les factures, etc.
Quel est le fonctionnement du coffre-fort électronique ?
En premier lieu, il faut savoir que le coffre-fort électronique représente un composant de la solution de GED. Pour ce qui est de son procédé de conservation, cela se fait en deux étapes. Il y a d’abord le scellement numérique et ensuite vient l’archivage. Veuillez savoir que le scellement numérique fait au moment où les documents sont déposés permet de garantir leur intégrité. À cet effet, il est fait :
- Une signature électronique afin d’authentifier sans difficulté l’auteur du dépôt ;
- La certification de la date du dépôt par un horodatage ;
- Et pour finir, un calcul d’empreinte numérique afin de pouvoir s’assurer la conservation intacte du document dans le temps.
Veuillez noter qu’ensuite, tous les documents sont archivés au sein du coffre-fort. Il y sera ensuite effectué des vérifications périodiques d’intégrité, de traçabilité ainsi que de gestion des actions et des utilisateurs. Pour ensuite avoir un accès complet aux données stockées, rien de bien compliqué. Il faudra simplement se connecter à partir de n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone.
De bien inscrire après le login et le mot de passe personnel et aussi un code de sécurité qui sera reçu par SMS s’il y a inscription d’une option de sécurité additionnelle. Retenez que les principaux enjeux d’un coffre-fort numérique sont la confidentialité ainsi que l’intégrité des informations stockées.
En ce qui concerne les normes liées à l’usage du coffre-fort numérique, la loi en France met tout en œuvre pour un meilleur encadrement. Cela permet au service de répondre à des critères précis en termes de conditions de récupération des documents qui sont stockés et aussi de mise en œuvre du service de manière générale.
