Comment planifier et organiser un déménagement professionnel
Le déménagement de votre entreprise vers un nouveau lieu de travail est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et plusieurs étapes de préparation. Comme pour tout grand projet, il est préférable de répartir la charge de travail et d’attribuer des tâches spécifiques à différents employés. Commencer le processus tôt et maintenir une communication ouverte et fréquente sont les clés d’un déménagement réussi et moins stressant.
Créer un calendrier
Créez un calendrier qui comprend toutes les étapes essentielles de votre déménagement. Pour vous assurer que le calendrier est réalisable, discutez du plan avec tous les membres de l’équipe impliqués dans le déménagement. Soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin. Un petit bureau peut avoir besoin d’au moins trois mois pour se préparer, tandis qu’un bureau de taille moyenne à grande peut avoir besoin de six à huit mois ou plus. Dans tous les cas, l’essentiel est de commencer le plus tôt possible.
Concevoir le nouvel espace
L’étape suivante consiste à recueillir toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d’obtenir des plans ou un plan d’étage afin de pouvoir identifier les éléments clés, tels que les prises électriques et l’espace de stockage, et commencez à concevoir le nouvel aménagement des bureaux. Il est également judicieux de disposer d’un plan d’aménagement général pour votre espace actuel afin de pouvoir comparer les deux. Si certaines zones du bureau actuel ne fonctionnent pas, identifiez-les dès maintenant afin d’éviter les mêmes problèmes dans votre nouvel espace.
En outre, dressez une liste des problèmes potentiels du nouvel espace, comme une réception plus petite ou une capacité de stockage moindre, ou peut-être un espace ouvert plus grand. Il peut être nécessaire de faire appel à des charpentiers, des peintres, des électriciens, des installateurs de systèmes ou d’autres professionnels pour construire des murs, ajouter du câblage ou faire des changements esthétiques avant d’emménager.
Constituez votre équipe de déménagement
Pour les bureaux de taille moyenne à grande, désignez une personne (ou demandez des volontaires) de chaque département ou division pour coordonner leur domaine particulier. Cette personne peut être assignée au superviseur ou au responsable du département qui peut alors s’assurer que chaque employé prend la responsabilité d’emballer son bureau, ses dossiers et ses objets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Dans ce cas, identifiez quelques personnes clés qui pourraient vous aider à coordonner le déménagement.
Votre équipe peut également vous aider à identifier les problèmes actuels liés à l’ancien espace et à trouver des solutions possibles pour le nouveau bureau. C’est un excellent moyen d’intégrer d’autres points de vue et de parvenir à un consensus sur le déménagement, surtout si certains employés ne sont pas favorables au changement.
Organiser des réunions régulières
Dans votre agenda, prévoyez des réunions régulières pour discuter du déménagement et de son déroulement avec tous les employés. Il est important de tenir tout le monde informé et de prévoir du temps pour répondre aux préoccupations et aux commentaires des employés. Un déménagement est stressant pour toutes les personnes concernées et peut être encore plus stressant si les décisions ne sont pas communiquées de manière adéquate.
Déterminez votre budget
Si vous disposez d’un budget spécifique pour votre déménagement, il est important d’identifier les coûts avant d’engager des déménageurs, ou même avant d’emballer la première boîte.
Attribution des tâches
Demandez à votre équipe de déménagement de dresser une liste des tâches à accomplir dans les semaines précédant le déménagement, et assurez-vous que les tâches essentielles sont ajoutées au calendrier/à l’échéancier. Demandez à chaque chef de service ou superviseur ce qui est requis dans son secteur, qui peut comprendre des prestataires de services spécialisés, tels que des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes des réseaux informatiques. Assurez-vous également que les zones communes sont couvertes, telles que la réception, le hall d’entrée et les espaces de stockage.
Engager les déménageurs
L’embauche de déménageurs est l’une des tâches les plus critiques du déménagement d’une entreprise, et il existe des sociétés de déménagement spécialisées dans le déménagement d’entreprise. Comme pour tout déménagement de maison, il est important de s’assurer que l’entreprise est fiable et que vous recevez le meilleur service pour le coût. Faites vos recherches, posez les bonnes questions et faites venir l’entreprise dans vos bureaux pour évaluer votre déménagement.
Cette tâche peut être confiée à une personne ou un groupe ou à quelques personnes différentes, chacune d’entre elles appelant des entreprises spécifiques et comparantes ensuite ses notes. Dans tous les cas, commencez tôt pour vous assurer d’obtenir le meilleur prix et de répondre à vos besoins.
Établir une liste de contacts
Une liste de contacts permet de s’assurer que toutes les personnes avec lesquelles vous faites des affaires, y compris les fournisseurs et les clients, savent que vous déménagez. Il est judicieux de confier cette tâche à une seule personne pour éviter que les contacts ne passent à travers les mailles du filet. La notification aux clients et aux fournisseurs nécessite des communications spécifiques sur votre nouvel emplacement et sur la manière dont l’entreprise fonctionnera pendant le déménagement. Ces informations sont essentielles pour garantir que vos clients n’iront pas chercher vos services ailleurs.